Persónuverndarstefna

Iceland Hotel Collection by Berjaya (Berjaya Hotels Iceland hf) virðir friðhelgi einkalífs og tekur verndun persónuupplýsinga þinna alvarlega 

Hér er samantekt á því hvernigIceland Hotel Collectiontekur á réttindum þínum til friðhelgi einkalífs, söfnunar, nýtingar og vinnslu persónuupplýsinga þinna: 

• Iceland Hotel Collection mun veita þér upplýsingar um þau gögn sem við söfnum og hvað við gerum við þau. 
• Iceland Hotel Collection mun gera ráðstafanir og beita aðferðum til þess að varðveita og vernda upplýsingarnar þínar. 
• Iceland Hotel Collection mun tryggja að persónuverndarréttindi þín séu virt og veita þér meira vald yfir þínum eigin upplýsingum.
• Iceland Hotel Collection mun nota upplýsingarnar sem þú gefur okkur í þeim tilgangi sem lýst er í stefnu okkar um persónuvernd. Það felur meðal annars í sér að veita þér þá þjónustu sem þú hefur óskað eftir og bæta upplifun þína hjá Iceland Hotel Collection.
• Iceland Hotel Collection mun einnig nýta upplýsingarnar til að hjálpa okkur að skilja þig betur og til að bjóða þér viðeigandi tilboð.
• Iceland Hotel Collection mun ekki senda þér markaðsefni ef þú lætur okkur vita að þú viljir ekki taka við slíku. Hins vegar munum við halda áfram að senda þér mikilvægar uppfærslur og upplýsingar um þjónustu eða vöru sem þú hefur keypt til þess að halda þér upplýstri/upplýstum um bókun, þjónustu eða ferðaáætlun þína. 

Með því að smella á „Persónuverndarstefna Iceland Hotel Collection“ hér að neðan getur þú lesið persónuverndarstefnu okkar nánar. Með því að lesa persónuverndarstefnuna munt þú fá betri skilning á því hvernig persónuupplýsingarnar þínar eru nýttar, hvaða tegundir upplýsinga við söfnum, hvernig við söfnum þeim, í hvaða tilgangi þær verða nýttar og með hverjum við deilum þeim. 

Við munum gefa þér tiltekin dæmi um vinnslu á persónuupplýsingunum þínum. Vinsamlegast hafðu samband við okkur í tölvupósti með því að skrifa til privacy@icehotels.is ef þú hefur frekari fyrirspurnir. 

Í hvaða tilfellum vinnum við upplýsingar og frá hverjum gætum við fengið þínar persónuupplýsingar? 

Við söfnum persónuupplýsingum um þig hvenær sem þú nýtir þér þjónustu okkar, vefsíðu eða farsímahugbúnað, eða hefur samband við okkur í gegnum tölvupóst, samfélagsmiðla eða þjónustuaðila. Það sama gildir þegar þjónustan er veitt af þriðja aðila eða aðilum sem koma fram fyrir hönd Iceland Hotel Collection. Vinsamlegast hafðu í huga að ef þú vilt ekki veita okkur persónuleg gögn sem eru nauðsynleg til þess að efna samning eða þegar vinnslu er krafist af okkur samkvæmt lögum getum við mögulega ekki veitt þér þá þjónustu sem óskað er eftir, að öllu leyti eða að hluta. 

Enn fremur getum við fengið persónuupplýsingar þínar frá þriðja aðila svo sem: 

• Þegar fyrirtæki sem er verktaki Iceland Hotel Collection veitir þér þjónustu. 
• Þegar fyrirtæki eða þriðji aðili sem tengist ferð þinni veitir þér þjónustu, svo sem flugfélög sem þú ferðaðist með áður eða munt ferðast með næst á ferðalagi þínu.
• Þegar fyrirtæki tengist  keppnum eða viðskiptavinakerfum, svo sem önnur hótel, flugfélög, ferðaþjónustuaðilar eða bílaleigur.
• Þegar fyrirtæki veitir Iceland Hotel Collection upplýsingar þínar eins og fram kemur í persónuverndarstefnu þeirra. 

Vinsamlegast lestu „Hvaða tegundir persónuupplýsinga vinnum við?“ til að sjá hvaða tegundir persónuupplýsinga Iceland Hotel Collection vinnur um þig.   

Hvaða tegundir persónuupplýsinga vinnum við? 

Til þess að veita þér þjónustu okkar eða annarra ábyrgðaraðila gagna, sem veita hluta af þjónustunni sem þú hefur óskað eftir, verðum við að vinna úr persónuupplýsingunum þínum. Frekari vinnsla getur átt sér stað til þess að veita þér viðeigandi markaðsefni og bæta upplifun þína hjá Iceland Hotel Collection. 

Iceland Hotel Collection vinnur eftirfarandi tegundir persónuupplýsinga: 

Upplýsingar sem þú veitir sem eru notaðar til að sjá um og klára bókun eða að veita þér þjónustu sem þú hefur óskað eftir. 

• Nafnið þitt, heimilisfang, tölvupóstfang, tengiliðaupplýsingar, fæðingardagur, kyn, vegabréfsnúmer/ viðeigandi skilríkjanúmer, reiknings- og greiðsluupplýsingar þínar. 
• Ef þú bókar fyrir einhvern annan getum við safnað reikningsupplýsingum þínum en kunnum að vera í beinu sambandi við gestinn vegna bókunar hans.
• Við munum vita hvort þú bókaðir þjónustu á vefsíðu okkar eða notaðir aðra söluleið svo sem ferðaþjónustuaðila, þjónustuver okkar eða samfélagsmiðla.
• Upplýsingar sem safnað er á meðan þú dvelur hjá okkur. 
• Við getum safnað upplýsingum á borð við samskipti þín við starfsfólk.
• Upplýsingar um bókunar- og/eða ferðatilhögun þína.
• Upplýsingar um bókun þína og ferðaáætlun. 
• Upplýsingar um séróskir svo sem óskir um sérstakar máltíðir,  beiðnir um viðbótaraðstoð eða þjónustu og aðrar viðeigandi upplýsingar. 

Upplýsingar um þjónustu sem þú hefur notað áður.  

• Upplýsingar um fyrri dvöl, ferðatilhögun, ferðatengd mál, breytingar á þjónustu svo sem uppfærslu, endurgjöf viðskiptavina.
• Upplýsingar um samskipti á netinu og skráningar.  
• Við munum geyma upplýsingarnar þínar til að tryggja að samskipti okkar við þig séu viðeigandi ef þú hefur skráð þig hjá okkur í gegnum bókunarvél Iceland Hotel Collection, önnur vildarkerfi eða viðskiptavinakerfi. 
• Við munum geyma upplýsingarnar þínar ef þú hefur tekið þátt í keppni, skráð þig fyrir kynningartilboði eða átt samskipti við okkur í gegnum samfélagsmiðla eins og Facebook eða Twitter. 

Upplýsingar um hvernig þú notar og hefur samskipti á vefsíðum okkar og við þjónustuaðila okkar.  

• Til að hjálpa okkur að sérsníða upplýsingar þínar að þér, bæta vefsíðuna okkar og leysa mál sem tengjast bókunarferlinu söfnum við upplýsingum um leitirnar þínar og efnið sem þú hefur skoðað og samskipti þín á vefsíðu okkar með því að nota vafrakökur og sambærilega tækni, svo sem vefsíðuna hvaðan þú kemur, auglýsingaborða á netinu og tengla sem birtast á vefsíðum samstarfsaðila okkar í markaðssetningu. 
• Við munum nýta gögn um fyrri vefnotkun sem eru geymd í vafrakökunni til að sníða upplýsingar að þér og skilja þig sem viðskiptavin. Þetta gæti meðal annars falið í sér upplýsingar um hvort þú hafir skráð bókunarnúmer. 
• Við getum séð á gagnanotkun þinni hvort þú hafir heimsótt vefsíðu okkar og leitað að gistingu en ekki klárað bókunina. Við getum notað þessar upplýsingar til að hafa samband við þig og bjóða þér frekari upplýsingar um bókunina sem þú hefur sýnt áhuga á. 

Upplýsingar um staðsetningu þína út frá tækinu þínu ef þú hefur vafrað á vefsíðunni okkar. (Þetta er IP vistfangið þitt. IP vistfang (þ.e. Internet Protocol vistfang) er talnakóði sem getur gegnt því hlutverki að vera einstakt auðkenni fyrir tölvuna þína eða annað tæki – það er hægt að slökkva á því í tækinu þínu). 

• Auðkenna landið þaðan sem þú ferð inn á viðkomandi vefsíðu eða forrit, sem mun gera okkur kleift að veita meira viðeigandi efni og nota viðeigandi tungumáli. 

Frekari upplýsingar má finna í stefnu okkar um vafrakökur. 

Hvenær og af hverju söfnum við „viðkvæmum persónuupplýsingum“? 

Í sumum tilfellum getur Iceland Hotel Collection unnið úr persónuupplýsingum sem teljast viðkvæmar. Sérstakir flokkar persónuupplýsinga svo sem trúarbrögð, heilsufar eða þjóðernisuppruni krefjast frekari öryggisráðstafana samkvæmt lögum Evrópusambandsins og íslenskum lögum um persónuvernd. Vísað er til þessara flokka sem „viðkvæmra persónuupplýsinga“. Iceland Hotel Collection mun aðeins vinna þessa flokka gagna undir sérstökum kringumstæðum. 

Eftirfarandi eru dæmi um hvenær við getum unnið úr „viðkvæmum persónuupplýsingum“: 

• Ef þú hefur óskað eftir sértækri aðstoð, svo sem herbergi með aðgengi fyrir hreyfihamlaða. 
• Sumar beiðnir um þjónustu, svo sem sérstakar tegundir máltíða, kunna að veita vísbendingar um trú þína, heilsufar eða aðrar óskir. Þessar tegundir upplýsinga kunna eða kunna ekki að teljast „viðkvæmar persónuupplýsingar“.
• Ef þú hefur valið að veita okkur slíkar upplýsingar eða þær hafa verið áframsendar til okkar af þriðja aðila svo sem ferðaþjónustuaðila sem þú bókar í gegnum. 

Í hvaða tilgangi vinnum við persónuupplýsingar þínar? 

Megintilgangurinn með vinnslu persónuupplýsinga þinna er: 

Að veita þér þá þjónustu sem þú hefur óskað eftir.

• Við þurfum að nota upplýsingar eins og nafn, heimilisfang, tengiliðaupplýsingar, fæðingardag, kyn, vegabréfsnúmer, reiknings- og greiðsluupplýsingar til að geta unnið úr bókunum, gengið frá ferðatilhögun þinni, miðlað greiðslum, veitt upplýsingar til viðeigandi yfirvalda (svo sem útlendingaeftirlits). 
• Iceland Hotel Collection heldur utan um gögn sem geta verið notuð til að neita tilteknum einstaklingum um þjónustu vegna fyrri atvika t.d. að hafa stofnað gestum eða starfsfólki í hættu eða með áreitni í garð gesta og starfsmanna. 
• Iceland Hotel Collection er með eftirlitsmyndavélar á ákveðnum stöðum þar sem nauðsynlegt er að vernda eignir okkar eða tryggja öryggi viðskiptavina eða starfsfólks okkar.  

Til að veita þjónustu sem er sérsniðin að kröfum þínum eða óskum og til að veita þér persónulegri þjónustu.  

• Við getum uppfært og deilt ópersónulegum upplýsingum með miðlunaraðilum til þess að bjóða upp á sérsniðnar og viðeigandi auglýsingar frá samstarfsaðilum og þriðju aðilum á vefsíðum okkar og rafrænum samskiptum. 

Til að framkvæma greiningar og markaðsrannsóknir.  

• Við greinum hvernig viðskiptavinir nota söluleiðir okkar, þjónustu og vörur til að vita hvernig við getum bætt þjónustuna sem við veitum og hvatt viðskiptavini til að nýta sér allt þjónustu- og vöruframboðið okkar. 

Til að markaðssetja og kynna vörur og þjónustu Iceland Hotel Collection.  

Til að senda þér stöðuuppfærslur og þjónustusamskipti. 

• Jafnvel þótt þú hafir kosið að fá ekki markaðsefni frá okkur getum við samt sent þér samskipti um þjónustuna sem þú hefur bókað. Þessi samskipti munu auðvelda þér að fá sem mest út úr þjónustunni sem við veitum og gætu einnig innhaldið möguleika og aðrar upplýsingar um þjónustuna sem þú munt nota (t.d. um uppfærslu, fyrirframbókaðan mat og aðra viðbótarþjónustu). 
• Við getum einnig sent þér samskipti um þjónustuna sem þú hefur notað áður, til dæmis ef upp koma vandamál og við viljum hafa samband við þig að fyrra bragði til að leysa vel úr því. 

Til að bæta vefsíður okkar, vörur og þjónustu. 

• Við getum fylgst með því hvernig þú og aðrir viðskiptavinir nota vefsíðu okkar svo við getum fundið leiðir til þess að bæta upplifunina á vefsíðunni og auka öryggi hennar.

• Í tengslum við réttarkröfur eða ágreining. 

• Við getum nýtt persónulegar upplýsingar þínar til að halda uppi lagalegum rétti okkar sem fyrirtæki eða réttindum starfsmanna okkar, t.d. í tilfellum sem tengjast ólöglegri starfsemi, kröfum, svikum eða áreitni. 

Í rekstrarlegum og stjórnunarlegum tilgangi.  

• Við getum notað og geymt persónulegar upplýsingar þínar, þar með talið kaupsögu þína, í stjórnunarlegum tilgangi sem gæti falið í sér t.d. bókhald og reikningagerð, endurskoðun, staðfestingu á kreditkorti eða öðru greiðslukorti, skimun fyrir svikum (þar með talið leitir hjá aðilum sem veita upplýsingar um lánstraust og sannprófun á staðfestingu á greiðslukortum) og kerfisprófanir, viðhald og þróun. 
• Við getum unnið persónuupplýsingar þínar þegar við framkvæmum leitir sem tengjast beiðnum um afritun eða eyðingu persónuupplýsinga. 

Þú getur skipt um skoðun hvenær sem er um hvort þú vilt fá sent markaðsefni eða ekki. Til að hætta að fá markaðsefni sent frá okkur getur þú gert eftirfarandi: 

• Í öllum markaðssamskiptum sem send eru í tölvupósti er gefinn kostur á að skrá sig úr áskrift að frekara markaðsefni. 
• Einnig getur þú hringt í þjónustuverið okkar í síma +354 444 4000 og óskað eftir því að fá ekki markaðsefni frá okkur í framtíðinni. 

Jafnvel þótt að þú kjósir ekki að fá markaðsefni frá okkur munum við samt eiga í samskiptum við þig í tengslum við þjónustu eða vörur sem þú hefur keypt.  

Vinsamlegast hafðu í huga að ef þú gefur til kynna að þú viljir ekki frá markaðsefni frá okkur munum við halda eftir persónuupplýsingum þínum til að geta uppfyllt ósk þína um að fá ekki slíkt efni. 

+Á hvaða lagastoð hvílir vinnsla okkar á persónuupplýsingum þínum? 

Iceland Hotel Collection vinnur ekki úr persónuupplýsingum þínum nema þar að lútandi lagastoð sé fyrir hendi. Lagastoðin kann að breytast eftir því hver tilgangur vinnslunnar er. Í næstum öllum tilvikum er lagastoðin eftirfarandi: 

• Vegna þess að vinnsla upplýsinganna þinna er nauðsynleg til þess að efna samning eða til þess að taka skref til þess að uppfylla kröfur þínar áður en gengið er til samnings, þ.e. svo að við getum unnið bókun þína eða veitt þér þá þjónustu sem þú hefur óskað eftir. 
• Vegna þess að Iceland Hotel Collection hefur lögmæta hagsmuni sem fyrirtæki af því að vinna persónuupplýsingar þínar til að reka og bæta starfsemi okkar. 
• Vegna þess að Iceland Hotel Collection þarf að vinna persónuuplýsingar þínar til að hlíta lagalegum kröfum eða kröfum eftilitsaðila.
• Vegna þess að Iceland Hotel Collection þarf að vinna persónuuplýsingar þínar til að vernda brýna hagsmuni þína eða annars einstaklings.
• Vegna þess að þú hefur gefið samþykki þitt til Iceland Hotel Collection um að vinna upplýsingar þínar í ákveðnum tilgangi. 

Þú getur fundið frekari upplýsingar um vinnslu með tilliti til sérhverrar lagastoðar hér að neðan. 

Í tilfellum þar sem vinnsla gagna þinna er háð öðrum lögum getur lagastoðin fyrir vinnslunni verið önnur en getið er að ofan. Undir slíkum kringumstæðum kann vinnslan að vera byggð á samþykki þínu í öllum tilfellum. 

Vinnsla sem byggir á samningsbundinni nauðsyn 

Til þess að við getum veitt þér þjónustu, svo sem að ganga frá ferðatilhögun þinni, er nauðsynlegt fyrir okkur að vinna sumar persónuupplýsingar þínar. Við munum þurfa að vinna upplýsingar eins og nafnið þitt, tengiliðaupplýsingar og greiðsluupplýsingar svo þú getir bókað gistingu, innritað þig á hótel og keypt gjafabréf, svo dæmi séu tekin.

Vinnsla sem byggir á lögmætum hagsmunum 

Iceland Hotel Collection er ferðaþjónustuveitandi. Sem slíkt höfum við lögmæta hagsmuni af því að vinna persónuupplýsingar þínar til þess að veita, bæta og markaðssetja þjónustu okkar. 

• Við getum sent þér markaðsefni til þess að kynna þjónustu og upplýsa þig um vörur okkar eða vörur annarra fyrirtækja.
• Við getum framkvæmt greiningu og notað gögn til þess að veita þér persónulegri upplifun.
• Þegar við þurfum að hafa uppi réttarkröfur. 

Vinnsla til að hlíta lagalegum skuldbindingum. 

Sem fyrirtæki þarf Iceland Hotel Collection að hlíta lagalegum kröfum og kröfum eftirlitsaðila og getur þurft persónuuplýsingar þínar til að uppfylla þær kröfur.  

Til þess að vernda brýna hagsmuni þína eða annars einstaklings. 

Í örfáum tilvikum getur verið knýjandi þörf á að við vinnum persónuupplýsingar þínar til að vernda brýna hagsmuni þína eða hagsmuni annars einstaklings. 

• Ef um er að ræða læknisfræðilegt neyðartilvik getum við þurft að vinna persónuupplýsingar þínar svo að hægt sé að veita nauðsynlega læknisþjónustu. 

Vinnsla sem byggir á samþykki 

• Ef þú gerist meðlimur Icelandair Saga Club eða tengdu vildarkerfi og þú safnar fríðindum getur þurft að deila þessum persónuupplýsingum með þessum vildarkerfum til þess að tryggja að þú fáir fríðindin. 
• Greiðslu- og kreditkortafyrirtæki, fyrirtæki sem gefa upplýsingar um lánstraust og fyrirtæki sem skima fyrir sviksemi til þess að vinna úr og taka á móti greiðslum frá þér og til að vernda okkur fyrir mögulegum svikum. 
• Í tilfellum þar sem okkur ber samkvæmt lögum að deila upplýsingum þínum með stjórnvöldum og löggæsluyfirvöldum. 
• Þriðju aðilar sem veita þjónustu sem við notum til þess að vinna gögn til að veita þér þjónustu, vörur eða markaðsefni. Til dæmis þriðju aðilar sem taka þátt í varðveislu gagna, eða markaðsþjónustu.
• Þriðju aðilar sem eiga hlut að máli við að halda uppi réttarkröfum, svo sem lögfræðifyrirtæki eða dómstólar.
• Þriðju aðilar eins og öryggisfyrirtæki, lögreglan og eftirlitsyfirvöld þegar við þurfum að tryggja öryggi fasteigna og eigna okkar, viðskiptavina, starfsmanna og eigna eða til að framfylgja réttindum okkar.
• Iceland Hotel Collection kann að veita öðrum vefsvæðum ópersónugreinanleg gögn um notkun sem gera þeim kleift að vita hvort þú hafir heimsótt vefsvæði okkar. Til að fá frekari upplýsingar. 

Berjaya Iceland Hotels mun ekki selja persónuupplýsingar þínar til þriðju aðila. Við munum ekki heimila þriðju aðilum að senda þér markaðsefni nema þú hafir veitt samþykki þitt fyrir því. 

Þegar Iceland Hotel Collection flytur persónuupplýsingar þínar til þriðja lands mun eitt af eftirfarandi gilda: 

• Flutningurinn er til lands sem telst veita fullnægjandi vernd á persónuupplýsingum samkvæmt ákvörðun framkvæmdastjórnar ESB. Þegar gögn eru flutt til Bandaríkjanna getur flutningurinn byggt á samkomulagi Evrópusambandsins og Bandaríkjanna til varnar friðhelgi einkalífs. 
• Móttakandi persónuupplýsinga hefur samþykkt bindandi fyrirtækjareglur sem veita fullnægjandi stig verndar fyrir persónuupplýsingar þínar. 
• Iceland Hotel Collection og móttakandi persónuupplýsinga þinna hafa gert með sér samning með stöðluð samningsákvæði varðandi flutning gagna, sem Evrópuráðið hefur samþykkt að veiti fullnægjandi stig verndar fyrir persónuupplýsingar þínar. 
• Móttakandi persónuupplýsinganna hefur samþykkt siðareglur sem uppfylla kröfur Evrópusambandsins og íslenskra laga um persónuvernd.
• Móttakandi persónuupplýsinganna hefur fengið vottun sem gefin er út af viðurkenndum vottunaraðila samkvæmt Evrópusambandinu og íslenskum lögum um persónuvernd. 

Hvað getur þú gert til að tryggja öryggi persónuupplýsinga þinna? 

Iceland Hotel Collection gerir allar mögulegar ráðstafanir til að vernda persónuupplýsingar þínar. Við hvetjum þig til að taka skref til að tryggja öryggi persónuupplýsinga þinna. Hér eru nokkrar ráðstafanir sem þú getur gert til að tryggja öryggi upplýsinga þinna:  

Ekki deila bókunarnúmeri þínu með öðrum. 

Hvernig get ég óskað eftir afriti af eða eyðingu á persónuupplýsingum mínum og hvernig legg ég fram kvörtun?  

Samkvæmt löggjöf Evrópusambandsins og íslenskum persónuverndarlögum getur þú óskað eftir afriti af persónuupplýsingum þínum ef þær eru unnar af Iceland Hotel Collection.  Þú þarft ekki að borga gjald fyrir þessa beiðni nema að hún eigi sér bersýnilega enga stoð eða sé óhófleg. Iceland Hotel Collection mun gera allt sem á sínu valdi stendur til að bregðast við beiðni þinni innan 30 daga frá móttöku. 

Beiðni þín verður að vera skrifleg og innihalda eftirfarandi upplýsingar: 

• Nafn, tölvupóstfang og póstfang.  
• Upplýsingar um beiðni þína. 
• Upplýsingar sem auðvelda okkur að finna þær upplýsingar sem þú ert að óska eftir t.d.:
• Bókunarnúmer eða dagsetningar.
• Tölvupóstfang, símanúmer eða aðrar tengiliðaupplýsingar þínar. 

 Að auki biðjum við þig um að leggja fram: 

• Afrit af skilríkjum útgefnum af opinberum stjórnvöldum svo sem vegabréf eða ökuskírteini. Þetta er nauðsynlegt svo að við getum staðfest hver leggi fram beiðnina.
• Undirskrift þína og dagsetning beiðninnar.
• Ef þú ert að sækja um fyrir hönd annars aðila þarf undirritað umboð frá aðilanum. 

Vinsamlegast sendu beiðni þína til:  

Iceland Hotel Collection by Berjaya
Nauthólsvegur 52
102 Reykjavík